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Ieri sera, e finalmente, sono riuscita ad andare a cena fuori con la mia famiglia. lo pensavo come un momento di calma ed invece…
Invece ho sentito tanto rumore, tra musica live ed una voce di donna che introduceva qualcosa. erano tutti in uno spazio riservato, diviso dal resto della sala con dei pannelli…
Ma tanto tutto quello che non ho avuto come calma mi è servito per riflettere e per fare alcune valutazioni.
Partiamo dall’inizio. Quella che si stava svolgendo era una riunione/cena di un’associazione importante. Immagino che lo spirito degli organizzatori sia stato quello della condivisione ed anche del rafforzamento del gruppo, dei sostenitori, dei simpatizzanti. E tra le altre cose, questa associazione ha un importante ruolo informativo, divulgativo e di vero aiuto.
Il punto è questo: quando organizzi un evento devi sapere esattamente cosa fare e cosa evitare per creare un clima idoneo agli obiettivi, per far sentire gli ospiti a loro agio, per coinvolgerli nel vero senso della parola.
Una musica dal vivo in una sala dove tutto rimbomba e con un volume talmente alto… Forse era da evitare. Non si riuscivano nemmeno a capire le parole della canzone. Questo è solo un frastornare la mente ed i pensieri di chi partecipa. Quello che pensi è: speriamo finisca presto.
E intanto sono le nove di sera e forse hai anche un po’ di fame.
E poi arriva l’introduzione dell’organizzatore. Un tono uniforme, piatto ma con un volume altissimo. Un testo quasi recitato, lungo, di difficile comprensione e ricco di termini antichi. Credetemi, ho sbirciato i presenti e posso dire che il target di quel linguaggio non era presente.
Poi però ho sentito che si parlava di una gara di ballo, di una tombola… Insomma giochi che, anche se non ne vado matta, possono coinvolgere, far sentir vivo l’ospite. presumo quindi che la serata si sia, in qualche modo, ripresa.
Poi io sono andata via ed ho perso il finale.
Però : la fase di apertura di un evento, di qualsiasi genere, è sempre la più importante, la più impegnativa perché devi generare il clima giusto e la giusta attenzione. Non si può annoiare con un lungo discorso: i presenti ricorderanno solo la lunghezza e poco del contenuto.
Se si prevede microfono, musica e vari suoni, meglio fare un test prima ed eventualmente scegliere una location idonea.
Se è prevista una cena, meglio non far morire di fame i presenti… Il senso della fame altera i loro pensieri e rende poco predisposti all’ascolto. Oh, però non fateli crepare con il cibo: niente è troppo sono uguali negli effetti.
Cercate di rendere snelli i discorsi: la semplicità mica sminuisce il valore di ciò che si dice?
Del resto se lo scopo è far passare un messaggio, questo passaggio deve essere agevolato.